Образец штатного расписания — оформляем по новым правилам

Что такое «Штатное расписание»

Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.

А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.

Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.
Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд. В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.

Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.

Функции штатного расписания

Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций. Основными, из которых, являются:

  • Возможность организации рабочего времени персонала;
  • Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;
  • Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
  • Оставление правил внутреннего распорядка дня;
  • Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.

Значение штатного расписания

Штатное расписание — кадровый документ, отражающий структуру и численность организации в разрезе подразделений и должностей. Оно позволяет планировать кадровый состав предприятия и его фонд оплаты труда (далее — ФОТ).

Штатное расписание — это запланированная структура должностей, а не фактическая, так как там отражаются и занятые должности, и вакансии. Когда все вакансии заняты, фактическая структура штатов и численность совпадают со штатным расписанием.

Принятие сотрудника на должность, не включенную в штатное расписание, недопустимо (Письмо Роструда РФ от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1).

В Трудовом кодексе штатное расписание упоминается лишь косвенно, когда заходит речь о должности, занимаемой работником в соответствии со штатным расписанием (ст. 15 ТК РФ, ст. 57 ТК РФ). Из чего следует вывод:

  • штатное расписание необходимо;
  • должность, занимаемая работником, должна быть в него внесена.

Оно обязательно понадобится при:

  • проверках:
    • Трудовой инспекции;
    • ИФНС;
    • ФСС (п. 91 Постановления ФСС РФ от 07.04.2008 N 81);
    • ПФР (п. 11 Постановления Правления ПФ РФ от 30.01.2012 N 11п);
  • в суде по трудовым спорам и разбирательствам с контролерами.

За отсутствие штатного расписания могут привлечь к ответственности как за нарушение норм трудового права (Апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 17.07.2012 по делу N 33-12665/2012).

Виновным грозит предупреждение или штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • от 30 000 до 50 000 руб. — для юридических лиц;
  • от 1 000 до 5 000 руб. — для ИП;
  • от 1 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц.

Кто составляет

Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.

Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.

Срок действия

Определенного срока действия у штатного расписания нет. После того как его утвердил руководитель, в него просто вносят изменения по мере необходимости.
Каждый год утверждать или пересматривать штатное расписание организация не обязана. Но если очень хочется — ограничений и запретов нет.

Правила заполнения

Какой бы бланк ни выбрала компания, штатное расписание требует соблюдения ФЗ «О бухгалтерском учете». Это значит, что в штатке должны быть все необходимые данные и информация. Если документ разработан с учетом всех требований — ошибки не будет.

Штатное расписание предприятия содержит

  1. Наименование структурных подразделений.
  2. Наименование должностей, специальностей, профессий.
    1. Должности предусмотрены для сотрудников, занимающихся в первую очередь умственным трудом. Сюда относят руководителей, специалистов и других служащих (согласно классификации ОКПДТР).
    2. Профессии предусмотрены для сотрудников, занимающихся преимущественно физическим трудом. Сюда относят рабочих (согласно классификатору ОКПДТР).
      Если должность или профессия не связана с вредными условиями труда и льготами, то наименование штатной единице работодатель может присвоить самостоятельно. В противном случае следует руководствоваться нормативными актами, классификаторами (ОКПДТР, ЕТКС, ОКЗ и др.).
  3. Количество штатных единиц.
  4. Размер оклада и (или) тарифной ставки.
  5. Наличие и размер надбавки.

В штатном расписании не предусмотрено отображение работников, занимающих определенные должности. Что касается внештатных работников, то, как правило, это лица, работающие на основании договоров гражданско-правового характера либо выполняющие конкретный вид поручаемой работы в соответствии с трудовым договором. Поскольку форма Т-3 предусматривает только должности, специальности и профессии, а не конкретную выполняемую работу, такие сотрудники к штатному расписанию отношения не имеют.

Смотрите также:   Учредительные документы юридических лиц

Составляем штатное расписание – пошаговая инструкция

При составлении ШР автор проекта должен руководствоваться действующим трудовым законодательством, а также утвержденными внутренними актами компании, в том числе:

  • уставом;
  • утвержденной структурой предприятия (при ее наличии);
  • учетной политикой;
  • профстандартами;
  • расчетами месячных должностных окладов;
  • другой нормативно-правовой и нормативно-технической документацией.

В некоторых случаях составлению и утверждению штатки предшествует оформление другого кадрового нормативного документа – структуры организации. Этот документ включает схемы всех структурных подразделений компании, их взаимосвязи и подчиненности. Структура организации не является обязательным актом, но, имея готовую структуру, подготовить ШР значительно проще.

Как уже было отмечено, для подготовки ШР можно воспользоваться унифицированной формой Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (хотя эта форма в 2022 году и не является обязательной).

Ниже приведена пошаговая инструкция, следуя которой нужно осуществлять внесение данных в бланк унифицированной формы Т-3:

Шаг первый – заполнение шапки. Укажите полное наименование предприятия согласно уставным документам. Если есть сокращенное наименование, пропишите его в бланке в скобках, следом за полным наименованием. Также нужно заполнить код организации, который являет собой соответствующее кодовое значение из 8 цифр по ОКПО. Далее зафиксируйте период, в течение которого будет действовать документ. Период можно указать либо на год, либо просто прописать, что расписание подлежит применению с конкретной даты, без указания терминального срока.

Шаг второй – пропишите структурные подразделения и штатные единицы. При внесении данных о наименованиях структурных подразделений не используйте сокращения. Ориентируйтесь на данные, которые указаны в классификаторе подразделений, утвержденном работодателем. Если классификатор не утверждали, то перечисляйте подразделения либо по алфавиту, либо в порядке убывания числа работников, которые числятся в конкретном отделе. Если от наименования отдела зависит предоставление работникам льгот, название подразделения нужно прописать в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другой соответствующей документацией. Если компания имеет филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурными подразделениями организации, и соответственно, ШР должно составляться по компании в целом. Даже если управляющему филиалом было делегировано право самостоятельного утверждения ШР, то оформляется оно все равно как часть единой штатки.

В утвержденный на предприятии шаблон ШР также внесите информацию обо всех наименованиях профессий и должностей, которые существуют в компании. Используйте именительные падежи и откажитесь от сокращений. Нужно учитывать, что если работа по конкретной профессии подразумевает применение профессионального стандарта или должность указана в списке, позволяющем досрочно оформить пенсионное содержание, то в ШР наименования должности или профессии строго идентичны профстандарту или списку. Количество единиц зашифровывайте по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, она отображается в соответствующих долях (например, 0,5 или 1,5 ставки). Если в организации определенный круг работников принимается на работу для выполнения определенного вида работ, а не на должность (профессию, специальность), то это также отражается в ШР.

Шаг третий – указание должностных окладов и надбавок. Тарифная ставка, оклад указывается в размере месячной зарплаты в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада нужно отметить в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Не указывайте размер зарплаты в валютном значении. Подобную практику можно считать такой, что изжила себя. В законе о валютном регулировании прямо запрещено устанавливать зарплату в иностранной валюте, а ТК РФ говорит об обязанности работодателя оплачивать труд нанятых по трудовым договорам лиц в рублях. Если в компании используются только оклады, то блоки о надбавках и компенсациях не заполняйте. Наличие пустых граф вполне допустимо. В разделе «Всего» укажите общую сумму граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженную на количество штатных единиц.

Если информация в графах формы может быть трактовано неоднозначно, можно внести необходимые пояснения в блок «Примечания».

Очень часто при составлении штатки работодатели сталкиваются с вопросом  относительно правильного оформления документа при обстоятельствах, когда фиксированный размер оплаты труда не устанавливается, например, при сдельной оплате. В этой ситуации можно поступить следующим образом. В графе 4 ШР проставляется прочерк, а в графе 10 указывается «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда». Также здесь стоит привести ссылку на внутренний акт, который определяет механизму становления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки.

В строке «Итого» укажите общее количество штатных единиц и итогом сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок. Эта итоговая цифра  и будет месячным фондом заработной платы.

Шаг четвертый – сводные сведения, как правило, подписывают два должностных лица: кадровик и бухгалтер. Но в небольших компаниях за двоих разрешено расписаться и одному, например, тому же бухгалтеру.

Шаг пятый – утверждение и введение в действие. Утверждает документ гендиректор своим приказом, который составляется в свободной форме. В дальнейшем все изменения в расписание вносятся исключительно приказами. В тексте приказа нужно указать факт утверждения ШР, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. После подписания приказа руководителем или другим уполномоченным лицом распоряжение зарегистрируйте в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Обязательно проставьте на приказе его регистрационный номер. Далее приказ и расписание отправьте на хранение. Эти бумаги, как правило, хранят вместе с другими документами по основной деятельности. Расписание нужно передать на постоянное хранение, а приказ должен храниться 75 лет.

Смотрите также:   Как заключить договор с ОЗОН на сотрудничество: инструкция, документы

Форма штатного расписания

Удобная форма штатного расписания  дана в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Хотя с 2013 года данная форма не является обязательной, ее придерживаются многие организации: утвержденных обязательных реквизитов для данного документа нет, а привычная для нас форма содержит все необходимые сведения, которые ожидают увидеть проверяющие в штатном расписании.

Рекомендованный список реквизитов штатного расписания дан Рострудом РФ в Письме от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1.

Это сведения о:

  • структурных подразделениях;
  • должностях;
  • количестве штатных единиц;
  • окладах (тарифных ставках);
  • надбавках;
  • месячном ФОТ.

Как часто необходимо утверждать штатное расписание?

Поскольку составление и ведение штатного расписания не регламентировано, однозначных рекомендаций по этому вопросу дать не получится.

В штатное расписание в течение года могут вноситься изменения и дополнения. Для удобства, чтобы не копить изменяющие документы, в конце года можно утвердить новое штатное расписание на следующий год, которое учтет все изменения прошлого.

Если штатное расписание полностью пересматривается, утвердить новое можно и в середине года (например, при масштабном сокращении штатов).

Форма Т-3 используется для удобства составления штатного расписания. Унифицированная форма Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1.

Для ООО

Штатное расписание для организаций заполняется по унифицированной форме №Т-3 в не зависимости производственное это предприятие, проектная организация или магазин:

Графа 1: «структурные подразделения». К таковым принадлежат отделения, филиалы и т.д.

Обычно этот раздел заполняется с подразделений, выполняющих единое управление, затем возможно идёт бухгалтерия, отдел связи с общественностью, финансовый отдел и т.д. потом производство и т.д.

Иногда название отделения способно повлиять на обеспечение сотруднику установленных льгот (к примеру, при возможности грязных отравлений при производстве) – тогда его необходимо взять из конкретных отраслевых групп.

Графа 2 «код подразделения» необходима для классификации подразделений в группу, с использованием которой возможно устанавливать их местоположение в структуре организации. В маленьких компаниях такой код не требуется.

Графа 3 «должность (профессия, специальность), ряд, вид (группа) квалификации сотрудника». Чтобы правильно назвать должность в штатном расписании необходимо использовать Классификационный справочник профессий.

Если в качестве какого-то вида трудов, должностей, или профессий есть какие-то лимитирования, либо учтены какие-то привилегии или компенсации, то их название обязано точно отвечать вышеуказанным классификаторам.

Название должности необходимо вписывать целиком, сокращения вроде дир. или зам. не допускаются.

Графа 4 «Кол-во штатных единиц». Указывается число единиц, предустановленных в компании по надлежащей должности.

Во время заполнения формы могут возникнуть проблемы касательно четвёртой графы, где необходимо указать число штатных единиц.

Тогда, в случае, если в предприятии содержатся неполные ставки, в соответствующей графе кол-во конкретных единиц должны быть указано в долях через запятую, например 0,5 (основано на конкретных Предписаниях по использованию и заполнению форм первичных учетных документов, одобренные Распоряжением Госкомстата РФ от Пятого Января 2004 года №1).

ООО

Графа 5 «Тарифная ставка и др.». Наполнение данной графы находится в зависимости от концепции оплаты трудовой деятельности, существующей в компании. Передаётся принятый объем зарплаты либо тарифной ставки.

Графы 6-8 «Надбавки». Надбавки, доплаты и другие побудительные начисления формируются функционирующим законодательством (к примеру: за трудовую деятельность в чрезвычайно низких температурных условиях на крайнем севере), либо лично нанимателем по какой-либо причине.

Объемы надбавок могут определяться в варианте единой суммы, или в качестве процентного прибавления к собственной заработной плате.

Графа 9 “итого” – раздел должен быть заполнен в результате сложения 5 и 8 разделов, однако только лишь в случае если все сведения в них занесены в рублях. В случае, когда зарплата определена в руб., а надбавка в проц., в девятой графе устанавливается пропуск.

Пример штатного расписания для производственного предприятия.

пример для ООО

Для бюджетной организации

Бюджетные организации способны реализовывать собственную деятельность, прибегая к нескольким финансовым источникам, к примеру, государственное субсидирование и денежные средства от работы по контрактам.

Таким образом, плата за трудовую деятельность работников по отдельным специальностям может проводиться, фактически, из обоих финансовых источников, либо же только из одного. В практическом применении обширное использование приобрело формирование 2-ух, а в единичных вариантах и 3-х штатных расписаний.

Бюджетные организации принадлежат к категории государственных учреждений. Концепция оплаты работы подобных учреждений формируется с учетом предписаний, установленных Федеральной комиссией, регулирующей общественные и трудовые взаимоотношения профсоюзных организаций и работодателей.

для бюджетной

Таким образом, в п. 19 “рекомендаций” описано, что штатное расписание ратифицируется управлением организации и содержит в себе все должности и специальности сотрудников данной организации. Подобные условия прописаны в п.10 положения, одобренного распоряжением Федерального правительства от Пятого августа 2008 года N583.

Смотрите также:   Как выставить свой товар на Вайлдберриз: правила продажи на маркетплейсе

В п.35 “рекомендаций” рекомендуется создание целостного штатного расписания в организации, вне зависимости от характера финансовой активности подразделений организации.

Так как ныне функционирующим законодательством не учитывается деление расписания на доли в зависимости от вариантов источников оплаты труда, организации следует формировать единое расписание для всех сотрудников.

Для индивидуального предпринимателя

В ТК РФ имеются чёткие указания того, что работодатель (не имеет значения: индивидуальный это предприниматель, частная ли организация, или бюджетная), подписавший договор с работником, должен оформить штатное расписание. И конкретных предписаний на это для индивидуальных предпринимателей нет, в отличие от бюджетных учреждений и ООО.

Поэтому многие бухгалтеры советуют всё равно оформлять данный документ в любом случае, а другие — оформлять его только при кол-ве сотрудников 3-4+.

ИП

Заключая с сотрудником трудовой договор предприниматель учитывает его трудовые должностные обязательства, соответствующие штатному расписанию (статья 57 Федерального Трудового кодекса).

ИП, в ведомстве которого отсутствует штатное расписание, может быть расценен нарушителем трудового законодательства и оштрафован от одной до пяти тысяч рублей.

Кто вправе проверять расписание?

Его запрашивают следующие компетентные органы:

  1. Инспекция труда.
  2. Налоговая инспекция.
  3. Фонд социального страхования.
  4. Пенсионный фонд.

Утверждение штатного расписания

Найти штатное расписание в 1С ЗУП можно в меню «Кадры». Первым делом его необходимо утвердить. Производится это одноименным документом.

В том случае, когда утверждение не было произведено ранее, для вас будет доступно утверждение штатного расписания. В данном случае этот документ уже создавался, и мы переходим по гиперссылке «Утвердить новое штатное расписание».

утверждение нового штатного расписания

Перед вами отобразится форма нового документа. В его шапке укажите организацию, подразделение и месяц, с которого данное штатное расписание вступит в силу.

добавление должностей и графиков работы

Так как ранее у нас уже были утверждены две штатные позиции, табличная часть документа заполнилась автоматически. В случае создание первого утверждения, вам необходимо добавить все необходимые позиции.

При добавлении позиций, так же как и при двойном нажатии левой кнопкой мыши на уже созданную, откроется ее карточка. В ней вам необходимо указать подразделение и должность. Наименование сформируется автоматически и при желании его можно изменить. Так же здесь задается количество единиц и график работы. В нашем случае это пятидневка.

оклад директора

На закладке «Оплата труда» указывается разряд (если ведение функция ведения по разрядам была включена в произведенной ранее настройке программы). В табличной части перечислятся все виды оплат, применяемых для данной позиции штатного расписания. В нашем случае у директора только оплата по окладу в размере 70 тысяч рублей.

Обратите внимание, что строка с оплатой выделена синим цветом и в комментарии указан текст «Увеличен оклад (+ 5 000);». Это означает то, что ранее данная позиция ШР уже была утверждена с меньшей суммой. При создании новой позиции такого комментария у вас не появится, и строка будет привычного черного цвета.

На вкладке «Дополнительно» можно указать условия приема на работу и ее характер, а так же задать отпуска.

виды отпуска

После внесения всех необходимых данных в создаваемую позицию штатного расписания, нажмите на кнопку «ОК». Она появится в документе «Утверждение штатного расписания».

Добавьте в документ аналогичным образом все позиции и проведите его. Так же из данного документа по кнопке «Печать» можно сформировать приказ об утверждение штатного расписания и форму Т-3.

Теперь, вернувшись в само штатное расписание, вы увидите в списке все введенные вами единицы с указанием даты утверждения. Так же здесь вам доступен просмотр документов, утвердивших и изменивших штатное расписание, а так же создание данных документов. Для печали отчетности воспользуйтесь меню «Печать».

печать штатного расписания

В справочнике должностей так же будут отображаться данные из штатного расписания (колонки «Введена» и «Дата ввода»). Так же эти данные будут отображаться и в самой карточке должности.

дата, с которой должность введена в штатное расписание

Редактирование штатного расписания

Если уже введенное в программу штатное расписание требуется отредактировать (например, исправить ошибку), то на вкладке штатного расписания нужно нажать ссылку «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание». Откроется ранее введенный документ, он доступен для внесения необходимых изменений.

Кроме того, из проведенного документа «Утверждение штатного расписания» можно при необходимости ввести новый документ для изменения плановых начислений сотрудников, нажав соответствующую кнопку:

изменение плановых начислений

Изменения в штатное расписание вносятся:

  • приказом об изменении штатного расписания,
  • приказом об утверждении нового штатного расписания.

Изменения в штатное расписание вносятся при смене количества ставок по штатным единицам, при включении новых подразделений и штатных единиц в состав организации или, наоборот, их исключении, при переименовании подразделений и должностей, изменении окладов и надбавок.

Контролирующие органы (инспекция по труду, судебные органы, территориальные органы Пенсионного фонда, налоговая инспекция и др.) при проводимых проверках или запросах требуют предоставлять штатное расписание.

Источники
  • https://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/shtatnoe-raspisanie/
  • https://BuhExpert8.ru/1s-buhgalteriya/kadry-i-zarabotnaya-plata/kadrovye-dokumenty/shtatnoe-raspisanie-v-1s-buhgalteriya-8-3.html
  • https://astral.ru/articles/layfkhak/12673/
  • https://kontur.ru/kontur-personal/spravka/49-shtatnoe_raspisanie
  • https://lawabc.ru/trudovye-otnosheniya/article/obrazec-shtatnogo-raspisaniya-po-forme-t-3/
  • https://bizakon.ru/kadry/kak-sostavit-shtatnoe-raspisanie.html
  • https://101million.com/dokumenty/shtatnoe-raspisanie/chto-takoe-sh-r.html
  • https://1s83.info/obuchenie/1s-zup/shtatnoe-raspisanie-v-1s-8-3-zup.html
  • https://programmist1s.ru/shtatnoe-raspisanie-v-1s-zup-8-3-3-0/

Вам понравилось объявление или статья?

Сергей
Сергей
Оставить отзыв

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Деловой портал Finatica
Adblock
detector